Tutti i libri contabili si possono tenere e conservare su supporto digitale senza obbligo di stampa.
E’ ormai giunta a compimento anche la completa dematerializzazione delle scritture contabili, vale a dire il passaggio dalla conservazione dei dati contabili stampati su carta alla conservazione di tali dati in formato esclusivamente digitale.
La norma di riferimento è l’art. 12-octies del D.L. n. 34 del 2019 (c.d. “Decreto Crescita”), il quale ha modificato il comma 4-quater dell’art. 7 del D.L. 10 giugno 1994, n. 357.
Questo il testo oggi in vigore nella parte di interesse: “… la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto e’, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica, gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.”
La deroga alla stampa, oggi estesa, era originariamente ritenuta valida esclusivamente con riferimento ad alcuni registri IVA.
L’occasione è propizia per un breve riassunto in ordine agli obblighi di tenuta dei libri in parola, argomento con il quale hanno maggiore familiarità i commercialisti ma che riveste non secondario rilievo anche per gli imprenditori e per gli avvocati, in considerazione dei molteplici istituti che, per esempio in sede di reati societari, tributari e fallimentari, a tali obblighi fanno riferimento.
Le scritture contabili di cui è obbligatoria la corretta tenuta sono fissate dalla legge, civile e tributaria, in funzione della dimensione dell’impresa e del regime fiscale prescelto.
In ogni caso, le imprese ordinarie devono dare conto della propria attività attraverso i seguenti libri contabili:
• libro giornale e relativi conti di mastro;
• libro degli inventari
• registro beni ammortizzabili;
• registro fatture emesse, registro dei corrispettivi e registro degli acquisti;
• scritture ausiliarie di magazzino.
Il criterio informatore della tenuta dei detti libri è sempre stato quello di evitare manipolazioni, cancellature occulte, aggiunte fraudolente di righe o addirittura di fogli. Da qui la prescrizione di alcune formalità, fra cui le principali erano la numerazione progressiva, la bollatura e la vidimazione.
L’obbligo della bollatura è venuto meno nell’anno 2001 per i registri di natura fiscale e per quelle scritture, come il libro giornale e il libro degli inventari, che ancora la richiedevano (per il libro giornale e il libro degli inventari, l’obbligo di vidimazione annuale era già stato in precedenza soppresso).
La bollatura è rimasta solo per i libri sociali obbligatori previsti dall’articolo 2421 del codice civile, che però, a rigore, non sono scritture contabili, e per ogni altro libro o registro per i quali l’obbligo sia previsto da norme speciali.
A seguito di tali eliminazioni, la numerazione progressiva delle pagine è divenuta l’unico incombente per i libri contabili, per i registri di cui agli articoli 23 (registro delle fatture), 24 (registro dei corrispettivi) e 25 (registro degli acquisti) del D.P.R. n. 633 del 1972, nonché per le scritture contabili previste ai fini delle imposte dirette. Essa può essere effettuata dallo stesso imprenditore al momento in cui ciascuna pagina viene utilizzata.
Oltre all’obbligo di numerazione, è potenzialmente ancora vigente quello di redazione delle scritture in parola secondo criteri di correttezza formale, senza spazi in bianco o aggiunte a margine e, ove necessarie, con correzioni che mantengano leggibile la parte soppressa.
Con l’introduzione, nell’anno 2008, dell’art. 2215-bis del c.c., il quale ha previsto che i libri contabili in parola possano essere formati e tenuti anche con strumenti informatici, i cennati obblighi di numerazione progressiva e, ove ancora necessaria, di vidimazione, vengono assolti, da chi abbia optato per tale modalità digitale, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore.
In tal caso, le registrazioni contenute nei documenti contabili devono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale, anche a valore probatorio, da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie.
In sostanza, oggi è possibile scegliere la gestione informatica con successiva stampa e conservazione cartacea oppure la modalità che consente un’integrale dematerializzazione della contabilità e dei documenti fiscali, anche nella fase di conservazione.
Per tale seconda modalità valgono le linee guida adottate dall’Agenzia per l’Italia digitale, in base all’art. 39 del Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82.
Oggi è dunque possibile distinguere due fasi, quantomeno sotto il profilo concettuale.
La prima si riferisce alla contabilità in corso di esercizio, volendo indicare con tale termine la gestione contabile dell’esercizio che sia ancora in corso o rispetto al quale non siano scaduti da più di tre mesi i termini per la presentazione della dichiarazione dei redditi.
Affinché la contabilità presente sul supporto digitale sia considerata regolare durante tale fase, è necessario che i dati memorizzati possano essere stampati su carta in qualsiasi momento, a richiesta degli organi di controllo ed in loro presenza, e che le operazioni contabili siano inserite nell’elaboratore entro 60 giorni dalla data di loro effettuazione.
La seconda fase si riferisce alla contabilità di un esercizio ormai concluso e per il quale sia stata presentata la dichiarazione dei redditi.
In questa fase è ancora possibile stampare la contabilità su fogli numerati progressivamente.
In alternativa, è possibile optare per la conservazione digitale, con l’avvertenza però che potrebbero ipotizzarsi due sottospecie della stessa.
La strada maestra, come sopra anticipato, è costituita dalla conservazione sostitutiva secondo le linee guida adottate dall’Agenzia per l’Italia digitale.
Non sembra però potersi escludere, per i libri contabili, secondo il dato testuale della normativa sopra richiamata, anche una conservazione digitale che potremmo definire “semplice”, vale a dire mediante semplice memorizzazione dei files su supporto digitale, anche previa stampa virtuale in formato pdf.
Per i libri e registri di natura tributaria è invece previsto il processo di conservazione sostitutiva da attuarsi entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi.
Si segnala sul punto lo studio del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti del 17 gennaio 2020.
Autore dell’articolo Enrico Leo
Per approfondimenti, contattaci.